AVG en persoonsgegevens bij in & uit dienst gaan

Sunny Sharma, Senior SV-Specialist
3 april 2019
139x bekeken

Persoonsgegevens bij in & uit dienst gaan: met de AVG gelden er strikte regels over de verwerking. Hoe gaat u hiermee om?

Verwerking is een zeer ruim begrip! Hieronder valt onder meer:

  • verzamelen
  • vastleggen
  • bewaren
  • wijzigen
  • raadplegen
  • doorzenden
  • verspreiden
  • vernietigen

Persoonsgegevens en arbeidshistorie

Tijdens het sollicitatiegesprek komen allerlei onderwerpen aan de orde. Denk onder meer aan persoonlijke eigenschappen en de arbeidshistorie, waaronder mogelijke arbeidsongeschiktheid en uitkeringssituaties. Voor u als HR-specialist is het van belang om te weten welke informatie u mag vastleggen. Wat is relevant voor de functie, wat moet u vernietigen? De AVG hanteert hiervoor duidelijke richtlijnen.

Inzicht in status conform de AVG

Bovendien is het van belang dat u tijdig weet of deze persoon tot een bepaalde doelgroep behoort. Denk aan het in dienst nemen van een oudere werknemer vanuit de WW, of van iemand met een arbeidsongeschiktheidsstatus. Deze informatie moet binnen korte termijn worden doorgegeven aan het UWV, als u in aanmerking wilt komen voor financële voordelen zoals loonkostenvoordelen.

Knelpunt door de AVG

Waarom? De wetgever verschuift namelijk de verantwoordelijkheid steeds meer naar de werkgever om bij aanvang van het dienstverband een dergelijke status inzichtelijk te hebben. Het grote knelpunt: door de AVG is er zeer beperkt ruimte om gericht te vragen naar deze persoonsgegevens. Toch kan het aanzienlijk voordeel opleveren om relevante informatie over de arbeidshistorie op tijd te vergaren. Lees hoe u in deze situatie conform de richtlijnen van de AVG kunt handelen

Uit dienst: wat mag in het archief?

Het is essentieel dat u op de juiste wijze persoonsgegevens van werknemers op een veilige wijze vastlegt en deelt. Ook als mensen uit dienst gaan. Hoe lang mag u deze persoonsgegevens bewaren, wie mag hier inzage in hebben? Bovendien: het bestaande uit dienst-archief zal ongetwijfeld persoonsgegevens bevatten die nu niet meer bewaard mogen worden. Hetzelfde geldt voor het papieren archief. Hoe zit dit bij uw organisatie?

Voorkom onjuiste verwerking en datalekken

Bij onjuiste verwerking van persoonsgegevens kan de Autoriteit Persoonsgegevens bij controle forse boetes opleggen. Deze boetes kunnen oplopen tot € 20.000.000 of 4% van uw wereldwijde jaaromzet. Sowieso wilt u uw organisatie en werknemers de ramp van datalekken besparen. Dan ligt, naast hoge boetes, ook (reputatie)schade op de loer.

Wij zijn Human Capital Scan

De Nederlandse sociale zekerheid en fiscale wetgeving wordt vaak als complex en ondoorzichtig ervaren. Ook de AVG vinden veel organisaties een nieuwe uitdaging die vraagt om speciale expertise die zij niet vanzelfsprekend in huis hebben.

Privacy: in ons DNA

De privacy-specialisten van Human Capital Scan richten zich volledig op het compliant maken van organisaties met de AVG. Met onze kennis van sociale en fiscale wet- en regelgeving helpen we werkgevers op allerlei fronten. Privacy zit in ons DNA: al sinds 2003 werken we met een veelheid aan persoonsgegevens, van honderden grote en kleine bedrijven. Stel uw vraag aan ons!

Alles over AVG en persoonsgegevens

Vind alle informatie over AVG-proof werken: persoonsgegevens.nl

Neem contact op met onze specialist!

Sunny Sharma
tel. (088) 1810 000
mail: sunny.sharma@hcscan.nl

Over Human Capital Services

Human Capital Scan maakt deel uit van Human Capital Services. Door goede kennis van de wetgeving en UWV en Belastingdienst besparen wij jaarlijks vele miljoenen voor werkgevers. Human Capital Services bestaat uit vier bedrijven:

  • Human Capital Alert – weet alles over het beperken van schade door arbeidsongeschiktheid
  • Human Capital Scan – verlaagt uw loonkosten door optimale toepassing van subsidies en kortingen
  • Human Capital Insurance – helpt de juiste verzekering te kiezen en bij het voorkomen en beperken van lang verzuim en Ziektewet en WGA-lasten
  • Human Capital Lab – eigen R&D-afdeling, waar voortdurend nieuwe diensten en producten worden getoetst en doorontwikkeld

, Senior SV-Specialist

Meer van deze auteur