AVG en persoonsgegevens tijdens ziekte en verzuim

Sunny Sharma, Senior SV-Specialist
3 april 2019
175x bekeken

In het personeelsdossier verzamelt u informatie over medewerkers wat betreft ziekte en/of (langdurig) verzuim. Ook dit zijn persoonsgegevens, waarvoor de AVG-richtlijnen gelden voor opslag, delen, bewerken en vernietigen. Weet u wat er wel en niet aan persoonsgegevens in een personeelsdossier mag komen te staan? En weet u met wie u deze persoonsgegevens mag delen?

Wat in het personeelsdossier mag:

  • waarschuwingen
  • verzuimfrequentie
  • een kopie van het identiteitsbewijs
  • het burgerservicenummer (BSN)
  • persoonlijke werkaantekeningen van de leidinggevende

Medische persoonsgegevens

Medische informatie is een typisch voorbeeld van wat volgens de AVG ongeoorloofd is, óók als de werknemer deze vrijwillig heeft gedeeld! Alleen de bedrijfsarts of de arbodienst is gemachtigd om deze te verwerken. Wat wel is toegestaan in het personeelsdossier: gegevens over de verwachte duur van het verzuim en de mate van arbeidsongeschiktheid. Maar vastleggen hiervan mag alleen nadat een bedrijfsarts of arbodienst is geraadpleegd.

Echt ziek?

Zonder dat u het doorhebt, kunt u al bezig zijn met de verwerking van persoonsgegevens volgens de AVG. Stel, u twijfelt aan het feit dat een werknemer echt ziek is. Mag u dan zijn social media even checken of hij toch niet in een warm land in een hangmat ligt of intussen energiek zijn huis zelf verbouwt?

Re-integratieverplichting of (WIA-)uitkering

De AVG is streng: de secretaresse die even een uitdraai maakt van de ziekmelding van een werknemer, met alle persoonsgegevens erop, is al verkeerd bezig. Ook bij een re-integratieverplichting of langer lopende (WIA-)uitkering is een flinke set aan regels van kracht vanuit de AVG. Met wie mag u informatie delen, op welke manieren is dat geoorloofd en hoelang kunt u alles bewaren?

Wij zijn Human Capital Scan

De Nederlandse sociale zekerheid en fiscale wetgeving wordt vaak als complex en ondoorzichtig ervaren. Ook de AVG vinden veel organisaties een nieuwe uitdaging die vraagt om speciale expertise die zij niet vanzelfsprekend in huis hebben.

Privacy: in ons DNA

De privacy-specialisten van Human Capital Scan richten zich volledig op het compliant maken van organisaties met de AVG. Met onze kennis van sociale en fiscale wet- en regelgeving helpen we werkgevers op allerlei fronten. Privacy zit in ons DNA: al sinds 2003 werken we met een veelheid aan persoonsgegevens, van honderden grote en kleine bedrijven. Stel uw vraag aan ons!

Alles over persoonsgegevens

Vind alle informatie over AVG-proof werken: persoonsgegevens.nl

Neem contact op met onze specialist!

Sunny Sharma
tel. (088) 1810 000
mail: sunny.sharma@hcscan.nl

Over Human Capital Services

Human Capital Scan maakt deel uit van Human Capital Services. Door goede kennis van de wetgeving en UWV en Belastingdienst besparen wij jaarlijks vele miljoenen voor werkgevers. Human Capital Services bestaat uit vier bedrijven:

  • Human Capital Alert – weet alles over het beperken van schade door arbeidsongeschiktheid
  • Human Capital Scan – verlaagt uw loonkosten door optimale toepassing van subsidies en kortingen
  • Human Capital Insurance – helpt de juiste verzekering te kiezen en bij het voorkomen en beperken van lang verzuim en Ziektewet en WGA-lasten
  • Human Capital Lab – eigen R&D-afdeling, waar voortdurend nieuwe diensten en producten worden getoetst en doorontwikkeld

, Senior SV-Specialist

Meer van deze auteur